Maklerverwaltungsprogramme

Eine ausgereifte Softwarelösung hilft den Maklern in Ihren Maklerbüros die Kundenverwaltung und Vertragsverwaltung zu digitalisieren und möglichst viele Prozessschritte zu automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die strukturierte Ablage von Kunden- und Vertragsdaten, die Überwachung von Vertragsabläufen, die Provisionsabrechnung oder die automatisierte Einspielung von Dokumenten, die Versicherer digital bereitstellen.
Die Datenübergabe (GDV-Daten) vom Maklerverwaltungsprogramm an Vergleichsrechner oder Finanzanalysesoftware über entsprechende Schnittstellen (VEMA, Maklerpools) spart viel Zeit und erhöht die Effizienz im Maklerbüros spürbar. Die so gewonnene Zeit kann effektiv in den Maklerbüros für Vertriebstätigkeiten genutzt werden. Die Versicherer stellen diese Daten immer aktuell dem Versicherungsmakler zur Verfügung.

Im digitalen Büro eines Versicherungsmaklers oder Finanzdienstleisters genutzten Schnittstellen, sollte es sich um bidirektionale Schnittstellen handeln. Was bedeutet, die Prozessdaten fließen in beide Richtungen. Also vom Maklerverwaltungsprogramm zur Vergleichssoftware, oder der Beratungssoftware und wieder zurück. Genau wie der Datenstrom vom Versicherer zum Vermittler.
Nach der digitalen Verarbeitung, kommen die Ergebnisse aus der Vergleichssoftware oder der Beratungsprogramm zurück ins eigene Maklerverwaltungsprogramm. Besondere Bedeutung in der Kommunikation mit den Produktgebern (Versicherungen) erhalten die BiPRO Schnittstellen. Die BiPRO Partner entwickeln Normen, nach denen die Daten von der Versicherungsgesellschaft zum Vertriebler übertragen werden. Genau wie der einheitliche GDV-Datensatz, dient das den Workflow zu vereinfachen und für alle einheitlich zu digitalisieren. Denn der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) ist schon seit langem bemüht, die Datenformate zu vereinheitlichen. Die Hersteller von Maklerverwaltungsprogrammen sind in diesem Bemühen eng eingebunden.

Dieser Datenaustausch über das eigene Maklerverwaltungsprogramm, bekommt besondere Bedeutung in der Zusammenarbeit mit Maklerpools, Verbünden, Vertrieben und Genossenschaften (VEMA). Hier ist steht die Digitalisierung für eine Vereinfachung und eine reibungslose Zusammenarbeit. Gleichzeitig erwarten die Maklerpools in der Regel ein eigenes Maklerverwaltungsprogramm. Sie empfehlen Programme wie Assfinet, keasy, Ameise u.a.m. oder stellen eigene Software zur Verfügung. Neben den oben genannten Standardfunktionen (BiPRO Schnittstelle und GDV-Import) eines Maklerverwaltungsprogrammes, sollten weitere Funktionen nicht fehlen, die den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern und vereinfachen. In vielen Systemen gehören dazu eine Termin- und Aufgabenverwaltung, eine Dokumentenverwaltung, Emailfunktionalität und ein umfangreiches Berechtigungssystem. In den meisten Programmen, wie Assfinet, keasy, Ameise u.a. sind diese Funktionen bereits Standard. Ein funktionierendes Workflowmanagement kann die Effektivität zusätzlich enorm steigern. Viele manuelle Tätigkeiten können wegfallen, wenn das Maklerverwaltungsprogramm diese automatisiert übernimmt. Vorher festgelegte Trigger lösen das nächste Ereignis bzw. den nächsten Prozessschritt aus. Ein manuelles Eingreifen in den Prozess ist zwar möglich, jedoch meistens nicht notwendig, wenn die Workflows sauber definiert sind.

Heute zählen wir fast 70 verschiedene Lösungen im Bereich Bestandsführung, sprich Maklerverwaltungsprogramm und CRM für die Versicherungs- und Finanzbranche. Hier gibt es große Unterschiede in der Verbreitung im Markt.
Weitverbreitete Anbieter von Maklerverwaltungsprogrammen wie Assfinet, vfm, Blau direkt u.a.m. sind oft auch als erfolgreiche Maklerpools (VEMA) unterwegs. In diesem Überangebot muss sich der Interessent erst einmal zurechtfinden und dann auch noch die richtige Wahl für sein eigenes Unternehmen treffen.
Bei einer so langfristigen Entscheidung wie die für einen Maklerpool, einen externen Dienstleister oder Softwareanbieter, sollten die eigenen spezifischen Anforderungen im Vorweg abgeklärt werden. Fragen wie diese sollten im Detail für das eigene Unternehmen beantwortet werden:

• Welche Prozesse will ich digitalisieren bzw. automatisieren?
• Was genau brauche ich zur Vereinfachung meiner täglichen Tätigkeiten im Maklerbüro?
• Wie funktioniert das mit BiPRO, GDV und Co. im Zusammenspiel mit meinen Kundendaten?
• Warum gibt es „das beste Maklerverwaltungsprogramm“ für Finanzdienstleister und Maklerbüros nicht?

Die Antwort: Weil die Programme genauso individuell sind, wie die Kunden, die diese nutzen!
Kaum ein Versicherungsmakler oder Finanzdienstleister arbeitet exakt so, wie sein Kollege nebenan. Sowohl Geschäftsmodelle, Mitarbeiteranzahl, Beratungsphilosophie, Bestandszusammensetzung, Zielgruppen, Umsatz und Gewinn, IT-Konzept, Provisionsmodelle in der Untervermittlerabrechnung, der aktuelle Stand der Digitalisierung, als auch die Zukunftspläne in den Maklerbüros bzw. Finanzdienstleistern unterscheiden sich z.T. sehr stark voneinander. Und trotzdem soll „die eine Software“ perfekt auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens passen.

Der „Suchende“ Versicherungsmakler muss sich aber nicht selbst in den Dschungel der Maklerverwaltungsprogramme schlagen, zahllose Testversionen anfordern, die Programme selbst testen, Präsentationen oder Onlinepräsentationen von MVP-Herstellern über sich ergehen lassen, dabei viel Zeit und Geld investieren, um auch danach vielleicht genauso schlau, wie vorher zu sein.
Für eine unabhängige Beratung zum Thema Kundenverwaltung (Maklerverwaltungsprogramm) und Maklerprozesse können Makler bei uns einen Strategie-Workshop buchen, bei dem wir zum einen gemeinsam die aktuellen Prozesse betrachten, also die Ist-Situation analysieren und daraus gemeinsam einen Plan für die Zukunft erarbeiten. Dabei kann die Maklerverwaltungssoftware eine wichtige Rolle spielen. Auch diesen Punkt beleuchten wir unter verschiedenen Gesichtspunkten sehr kritisch. Unter Anderem sind neben den Basis-Funktionalitäten (GDV, BiPRO) einer Software, aus unserer Sicht die Zukunftsfähigkeit des Softwareherstellers wie Assfinet, keasy, mein MVP die genutzte Entwicklungstechnologie, die Unternehmensstruktur und natürlich die Flexibilität in Bezug auf Marktveränderungen, also die laufende Weiterentwicklung - wichtige Entscheidungskriterien für eine solide Empfehlung.