Künstliche Intelligenz verändert den Arbeitsalltag in Maklerbüros spürbar, doch nicht alle Mitarbeitenden reagieren positiv auf diese Entwicklung. Viele äußern Bedenken, weil sie befürchten, dass ihre Erfahrung an Bedeutung verlieren könnte oder dass neue Technologien zusätzliche Belastung erzeugen. Hinter solchen Aussagen stehen selten technische Probleme, sondern vielmehr Unsicherheit, Überforderung und die Sorge, dass vertraute Routinen infrage gestellt werden. Diese Perspektive verdient Aufmerksamkeit, denn die Einführung von KI betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch Rollenbilder und das Selbstverständnis im Team.

Ein Beispiel dafür ist Petra, deren Name im Artikel frei erfunden ist. Sie arbeitet seit vielen Jahren im Innendienst, kennt die Bestände im Detail und weiß aus Erfahrung, welche Gesellschaft bei welchen Vorgängen zuverlässig reagiert. Als erstmals KI im Büro eingesetzt wird, stellt sich für sie die Frage, welche Rolle ihre Expertise künftig spielt. Die Sorge, dass die eigene Arbeit ersetzt oder entwertet werden könnte, ist nachvollziehbar. Wer lange mit funktionierenden Abläufen gearbeitet hat, braucht einen klaren Grund, diese zu verändern.

Viele Makler beginnen mit KI, weil sie sich Effizienzgewinne, Zeitersparnis und schnellere Abläufe versprechen. Diese Effekte sind real und oft zuerst spürbar. Gleichzeitig reicht diese Perspektive allein nicht aus, um im Team echte Akzeptanz zu schaffen. Mitarbeitende wollen verstehen, wie sich ihre Arbeit konkret verändert und welche Bedeutung ihre Erfahrung weiterhin hat. KI übernimmt vor allem strukturierende und wiederkehrende Aufgaben. Dadurch entsteht mehr Raum für fachliche Prüfung, persönlichen Kundenkontakt und komplexe Fälle. Die menschliche Erfahrung bleibt damit ein zentraler Faktor, der durch KI nicht ersetzt, sondern gestärkt wird.

Damit dieser Wandel gelingt, sollten Makler ihre Mitarbeitenden aktiv einbeziehen. Eine bloße Ankündigung per Rundmail reicht nicht aus. Sinnvoller ist es, gemeinsam zu prüfen, welche Aufgaben besonders zeitintensiv, fehleranfällig oder stark standardisierbar sind. Erfahrene Kräfte erkennen schnell, wo Prozesse unnötig kompliziert sind oder wo klare Strukturen fehlen. Gleichzeitig weisen sie auf Risiken und sensible Abläufe hin, die bei der Einführung neuer Technologien berücksichtigt werden müssen. Dieser Austausch schafft Vertrauen und ermöglicht es, KI dort einzusetzen, wo sie tatsächlich entlastet, ohne die Expertise der Mitarbeitenden zu untergraben.

Ein weiterer Aspekt betrifft die unterschiedlichen Lerntypen im Team. Manche probieren neue Technik sofort aus, andere beobachten zunächst, und wieder andere müssen erst die Logik dahinter verstehen. Entscheidend ist, dass jeder Mitarbeitende die Unterstützung erhält, die zu seinem persönlichen Zugang passt. Unsicherheit entsteht zudem dort, wo keine klaren Regeln existieren. Ohne Leitlinien zu erlaubten Anwendungen, geschützten Daten und notwendigen Prüfprozessen entstehen Extreme. Einige nutzen KI gar nicht, andere experimentieren unkontrolliert. Klare Regeln schaffen Sicherheit und ermöglichen eine professionelle Nutzung.

Wichtig ist auch, dass KI nicht an einzelne technikaffine Mitarbeitende delegiert wird. Wenn erwartet wird, dass das Team KI nutzt, ohne selbst ein grundlegendes Verständnis zu haben, entsteht schnell ein Glaubwürdigkeitsproblem. Mitarbeitende merken sehr genau, ob KI verstanden wird oder nur als Schlagwort dient. Es braucht kein Expertenwissen, aber ein gemeinsames Verständnis darüber, was KI leisten kann und wo ihre Grenzen liegen.

Am Ende wird nicht jeder im Team ein KI-Enthusiast sein. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende mithilfe eines freigegebenen Systems schneller arbeiten, Routineaufgaben reduzieren und mehr Zeit für anspruchsvolle Kundenfälle gewinnen. Die Einführung von KI ist kein Softwareprojekt, sondern ein kultureller Veränderungsprozess. Erfolg entsteht durch konkrete Anwendungsfälle, klare Regeln und die Einbindung der Menschen, die täglich damit arbeiten. Erst wenn das gesamte Team versteht, welchen Vorteil KI im eigenen Arbeitsalltag bietet, kann sie ihre Wirkung entfalten.

Der Artikel erschien im Original zuerst auf asscompact.de unter dem Titel „Wenn der Innendienst im Maklerbüro keine KI nutzen will“. Redaktionelle Bearbeitung: MK