WhatsApp ist längst dort angekommen, wo Kunden sich am wohlsten fühlen: im Alltag. Schadenfotos werden spontan verschickt, Rückfragen landen als kurze Nachricht, Termine werden lieber per Chat bestätigt als telefonisch abgestimmt. Für Versicherungsmakler bedeutet das: Der wichtigste Kommunikationskanal vieler Kunden findet längst statt – ob der Maklerbetrieb darauf vorbereitet ist oder nicht. Genau hier beginnt das Problem. Was für Kunden bequem ist, erzeugt im Maklerbüro schnell organisatorische Risiken: Chats liegen auf privaten Smartphones, Dokumentation fehlt, Informationen verschwinden in Einzelgesprächen und sind später nicht mehr nachvollziehbar. Die Frage lautet deshalb nicht mehr, ob WhatsApp genutzt wird, sondern wie es professionell, rechtssicher und prozessintegriert eingesetzt werden kann.

Moderne KI- und Automatisierungstools versprechen hier Abhilfe. Sie bündeln Kommunikation, dokumentieren automatisch oder verknüpfen WhatsApp direkt mit dem Maklerverwaltungsprogramm. Doch die Lösungen unterscheiden sich deutlich: Einige fokussieren sich auf Beratung und Service, andere auf Organisation und Multi-Channel-Kommunikation, wieder andere auf Marketing und Bestandsaktivierung. Der Praxistest zeigt, welche Ansätze wirklich funktionieren – und für welchen Maklertyp welches Tool geeignet ist.

InsurMagic ist die einzige Lösung im Test, die WhatsApp konsequent aus Sicht des Maklerprozesses denkt. Das Tool ist speziell für Versicherungsvermittler entwickelt und integriert WhatsApp direkt in den Beratungs- und Servicealltag. DSGVO-konforme Nutzung, MVP-Anbindung, automatische Dokumentation, Teamfunktionen und Automationen machen WhatsApp zu einem strukturierten Arbeitskanal. Für Makler mit hohem Serviceanteil oder mehreren Mitarbeitern ist InsurMagic die umfassendste Lösung.

Superchat verfolgt einen anderen Ansatz: Die Plattform bündelt WhatsApp, E-Mail, Instagram, Facebook und weitere Kanäle in einem zentralen Posteingang. Sie eignet sich besonders für Makler, die viele Kanäle parallel bedienen und ihre Kommunikation effizient organisieren möchten. Für beratungsintensive Vorgänge bleibt das MVP jedoch weiterhin der zentrale Arbeitsort, da keine native Prozessintegration besteht.

Chatarmin wiederum ist ein Marketing- und Automatisierungstool, das WhatsApp als skalierbaren Aktivierungskanal nutzt. Kampagnen, Newsletter und automatisierte Nachrichtenstrecken stehen im Mittelpunkt. Für Makler mit starkem Marketingfokus ist Chatarmin ein leistungsfähiges Werkzeug, für den Beratungsalltag jedoch nur ergänzend geeignet.

Die Wahl des richtigen Tools hängt vom Ziel des Maklerbetriebs ab. InsurMagic überzeugt im Service und in der Beratung, Superchat in der Organisation und Chatarmin im Marketing. Erst mit der passenden Lösung wird WhatsApp zu einem professionellen, dokumentierten und rechtssicheren Kommunikationskanal.

Den Originaltext lesen sie hier: WhatsApp im Maklerbüro: Diese KI-Tools erleichtern die Kundenkommunikation | procontra