Unser Grund für den Wechsel? openVIVA c2 bietet Zukunftssicherheit!
Die GGW Gruppe über die Migration auf openVIVA c2

Innovativ, flexibel, zukunftssicher: Diese Anforderungen stellt die Gossler, Gobert & Wolters Gruppe an Ihre Softwarelösung. Die GGW Gruppe, einer der führenden Anbieter für Risiko- und Versicherungsmanagement im Mittelstand, ist deutschlandweit an neun Standorten vertreten und zählt zu den Top 10 Assekuranzmaklern. Im April 2017 migrierte die GGW Gruppe auf openVIVA c2. Rüdiger Schulze, Leiter der IT und Betriebsorganisation, schildert, warum der Schritt richtig war und wie openVIVA c2 von den Mitarbeitern und der Geschäftsführung aufgenommen wurde.
Bisher arbeiteten die rund 260 Mitarbeiter der GGW Gruppe mit dem Betriebssystem AS/400. „AS/400 besaß für uns zwar eine hohe Funktionalität, das System ist jedoch komplett veraltet. Eine Modernisierung war dringend notwendig“, erklärt Rüdiger Schulze. „Da AS/400 zukünftig nicht mehr wartbar ist, ergaben sich für uns große operationale Risiken. Wir wollten eine innovative Softwarelösung, die mit uns wächst, flexibel ist und auf zukünftige Anforderungen, die sich durch die weitere Entwicklung der Unternehmensgruppe ergeben, eingehen kann.“ Eine dieser Anforderungen ist etwa die Erweiterung der Kommunikationswege: „Um den Workflow zu verbessern, wollten wir künftig in der Lage sein, zum Beispiel Dokumente direkt beim Vertag ablegen bzw. verknüpfen zu können.“
Nicht nur der Wunsch nach einer Software, die permanent weiterentwickelt wird, führte zum Entschluss, auf ein aktuelleres System zu wechseln. Auch die Softwareansprüche gerade jüngerer Mitarbeiter trugen dazu bei. „Die Benutzeroberfläche von AS/400 entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen und Erwartungen, die unsere Mitarbeiter stellen. Gerade für jüngere Mitarbeiter wirkt die statische schwarz/weiße Bildschirmanzeige wenig ansprechend.“
Für die neue Softwarelösung definierte die GGW Gruppe demnach nicht nur funktionelle Anforderungen, sondern auch eine gesteigerte Benutzerfreundlichkeit. „Wir wollten, dass das neue System selbsterklärend ist und sich auch ohne großen Schulungsaufwand von den Mitarbeitern bedienen lässt.“

openVIVA gewinnt im direkten Vergleich mit Wettbewerber

Zwei Wettbewerber wurden schließlich aufgrund Ihrer hohen Eignung für den Einsatz im Industrieversicherungssektor in die engere Wahl gezogen: mb Support mit der Softwarelösung openVIVA und NKK mit OASIS. „Um zu bestimmen, welches Produkt für uns die beste Lösung darstellt, haben wir hausintern ein Team aus unterschiedlichen Fachbereichen gebildet, das die beiden Systeme bewerten sollte. openVIVA lag im direkten Vergleich in jedem Bereich vorne und konnte uns dadurch überzeugen“, so Herr Schulze. Verglichen wurden eine Vielzahl an Funktionen sowie auch die Benutzerfreundlichkeit. „Ein Aspekt, der mir jedoch sofort einfällt und womit openVIVA c2 sehr stark punkten konnte, ist die Übersichtlichkeit der Vertragsstruktur.“
Das umfangreiche Produkt- und Serviceportfolio der GGW Gruppe als Industrieversicherungs-, Spezial-, Gewerbe- und Privatmakler, Management- und Risikoberater, Forderungsmanager und Assekuradeur führt zu oftmals komplexen Vertragsstrukturen. openVIVA c2 ist in der Lage, diese Strukturen anschaulich abzubilden.

Herausforderungen bei der Migration

Nach der Definition fachlicher Anforderungen an die neue Anwendung und der Vorbereitung der Daten, wurde die Migration auf openVIVA c2 im April 2017 durchgeführt. Das System wird von der GGW Gruppe als Komplettlösung zur Abbildung sämtlicher Prozesse um die Kunden- und Partnerbeziehungen eingesetzt: Vom Vertrieb über die Verwaltung bis hin zur automatisierten Abrechnung und Finanzbuchhaltung. Außerdem wurden die Portallösungen der mb Support integriert, um die Abläufe für die Kunden durchgängig zu digitalisieren und damit Prozesse sowie Kosten zu optimieren.
GGW entschied sich dazu, die Migration der Daten manuell durchzuführen. „Wir haben einen Großteil der Verträge manuell migriert. Das im Haus zu kommunizieren ist natürlich keine einfache Aufgabe, da es die Mitarbeiter vor eine Doppelbelastung stellt. Sie müssen parallel zum Tagesgeschäft mit zwei Systemen arbeiten, um die alten Vertragsdaten in die neue Softwarelösung einzupflegen.“ Warum also entschied man sich für die manuelle Migration und welche Vorteile sah GGW darin? „Die Qualität der manuell erfassten Verträge ist deutlich höher als sie es bei einer technischen Erfassung wäre. Denn unser altes System hatte schlichtweg nicht alle Daten, die von openVIVA c2 benötigt werden. Außerdem ergibt sich durch die manuelle Erfassung der Verträge für die Mitarbeiter ein Lerneffekt. Sie machen sich mit dem System und dessen Funktionen vertraut.“ Und openVIVA c2 konnte die Mitarbeiter schnell von sich überzeugen. „Um ganz ehrlich zu sein, hatten wir mit mehr Widerstand gerechnet“, lacht Herr Schulze. „Ich schätze die Benutzerfreundlichkeit von openVIVA c2 im Wesentlichen als sehr gut ein und das spürt man auch bei den Reaktionen der Mitarbeiter auf das neue System. openVIVA c2 wird positiv aufgenommen!“ Durch die ergonomische Gestaltung der Software und die Fachkenntnis der Mitarbeiter, ist GGW in der Lage, die Schulung des Gesamtsystems innerhalb von 2,5 Tagen durchzuführen. „Nachschulungsbedarf besteht kaum und beschränkt sich – falls doch – auf die Funktionen des Infocenters, die sehr komplex und umfassend sind.“

Die richtige Entscheidung? Ein Fazit

Rückblickend ist sich Rüdiger Schulze sicher, dass die Entscheidung für openVIVA c2 richtig war: „openVIVA c2 hat nicht nur die Erwartungshaltung der IT, sondern auch die des gesamten Hauses erfüllt: Die Mitarbeiter sind überzeugt, dass das System funktioniert und auch die Führungsebene ist sich sicher, dass der Schritt wichtig war. Alles in allem haben wir die Akzeptanz geschaffen, die notwendig ist, um eine neue Softwarelösung gewinnbringend einzuführen. Wir können heute komplett mit openVIVA c2 arbeiten. Dabei geht vieles, das wir vorher zum Beispiel ausgelagert mit Excel machen mussten, nun automatisch. Wir gehen fest davon aus, dass wir in Zukunft noch deutlich mehr Vorteile aus dem System ziehen werden.“

Über GGW
Die Gossler, Gobert & Wolters Gruppe (GGW Gruppe) gilt mit ihrem 250-jährigen Bestehen als ältester Versicherungsmakler Kontinentaleuropas und zählt zu den Top 10 Assekuranzmaklern in Deutschland. Als Experte für integriertes Risiko- und Versicherungsmanagement betreut die GGW Gruppe mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel, Gewerbe sowie den rechts- und wirtschaftsberatenden Berufen. Deutschlandweit ist der unabhängige und inhabergeführte Versicherungsmakler an neun Standorten vertreten und betreut in Zusammenarbeit mit den internationalen Netzwerken Trust Risk Control (TRC) und Worldwide Insurance Network Group (WING) Kunden in über 60 Ländern.
Über mb Support
Seit 2004 entwickelt und vertreibt mb Support innovativste und zukunftsweisende Software-Standardlösungen für die Versicherungsbranche. Wir adressieren Versicherungsmakler, Assekuradeure, firmenverbundene Vermittler, Spezialversicherer und Finanzdienstleister jeder Unternehmensgröße. Beratung auf fachspezifisch höchstem Niveau wie auch kundenorientierte Support- und Service-Leistungen runden unser Portfolio ab. Bei den Assekuradeuren sind wir Marktführer, im Bereich der inkassoführenden Gewerbe- und Industriemakler wachsen wir überproportional.
openVIVA c2 ist unser Kernprodukt. Seit Juni 2016 bieten wir – nach einer kompletten Neuentwicklung auf der Basis zukunftsfähigster Technologie – mit openVIVA c2 eine der modernsten und leistungsstärksten, webbasierten Versicherungs- und Makler-Softwarelösungen auf dem Markt. Mit einem immensen technologischen Vorsprung setzen wir so neue Standards. Sie erhalten bei uns darüber hinaus modernste Portale sowie eine mobile Lösung.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.mbsupport.de