Die digitale Unabhängigkeit hat ihren Preis, und dieser zeigt sich nicht nur in finanziellen Aufwendungen. Viele Makler sind hervorragende Berater, aber keine IT-Experten, und die Vorstellung, eine eigene technische Infrastruktur zu betreiben, wirkt oft abschreckend. Deshalb greifen viele auf die Unterstützung von Pools zurück, die mit ihren Maklerverwaltungsprogrammen eine bequeme Lösung bieten. Doch hinter dieser Bequemlichkeit stehen Fragen, die weit über die reine Software hinausgehen. Cornelia Frankenberg musste sich genau damit auseinandersetzen, als sie vor der Herausforderung eines MVP-Wechsels stand und die Vor- und Nachteile eines eigenen sowie eines zugekauften Systems analysierte.

Als sie im vergangenen Jahr sagte, sie habe ihr Maklerverwaltungsprogramm gewechselt, war schnell klar, dass es dabei nicht nur um eine neue Anwendung ging. Die Entscheidung führte zurück ins Jahr 2024, als sie sich in einer Sackgasse befand. Ihr Geschäft lief überwiegend über Direktanbindungen, die Kundendaten verwaltete sie in einem MVP, das zwar von einem renommierten Anbieter stammte, aber technisch nicht mehr zeitgemäß war. Der Zugang erfolgte langsam über eine VPN-Verbindung, eine moderne Browseranwendung fehlte ebenso wie eine Kunden-App. Wichtige Prozesse ließen sich nicht abbilden, und eine Weiterentwicklung war nicht in Sicht. Aus einem Werkzeug, das ihre Arbeit erleichtern sollte, war ein Bremsklotz geworden, und die Erkenntnis, dass es so nicht weitergehen konnte, war unausweichlich.

Der Markt für Makler-IT bietet zahlreiche Möglichkeiten, doch schnell kristallisierten sich zwei grundsätzlich verschiedene Wege heraus: die Nutzung eines Pool-MVP oder die Investition in ein eigenes System. Ein Pool-MVP wirkt auf den ersten Blick attraktiv, denn man profitiert von der technischen Infrastruktur des Pools, während das Geschäft über diesen abgewickelt wird. Die eigenen IT-Kosten bleiben gering, Schnittstellen funktionieren meist zuverlässig, die Wartung liegt beim Pool und die Innovationsgeschwindigkeit ist hoch. Automatisierte Datenpflege, einfache Courtageabrechnung und oft eine integrierte Kunden-App machen das Angebot zusätzlich reizvoll. Auch Cornelia Frankenberg war zunächst begeistert, doch bei genauerem Hinsehen traten Nachteile zutage. Ein Pool ist immer ein Gesamtpaket, das über Schnittstellen, Vergleichsrechner und Prozessabläufe entscheidet. Der Zugriff auf die Extranets der Versicherer ist eingeschränkt, die Maklerbetreuung verändert sich, da der Pool zum Vertragspartner der Versicherer wird, und gleichzeitig behält der Pool einen Teil der Courtage ein. Damit entsteht eine Abhängigkeit von den Entscheidungen und der Ausfallsicherheit des Pools.

Die eigenständige MVP-Lösung bietet dagegen eine andere Perspektive. Sie ermöglicht die vollständige Kontrolle über die eigene IT, die Hoheit über die Daten und die Freiheit, Prozesse individuell zu gestalten. Der Zugang zu den Gesellschaftsportalen bleibt erhalten, die direkte Kommunikation mit den Ansprechpartnern der Versicherer besteht fort, und der eigene Unternehmensname steht weiterhin auf den Policen der Kunden. Auch im Fall eines Cyberangriffs kann das Unternehmen handlungsfähig bleiben, da weniger Abhängigkeiten bestehen. Doch diese Unabhängigkeit hat ihren Preis. Kosten für Datenmigration und Systemeinrichtung entstehen ebenso wie laufende Ausgaben für Softwarelösungen. Fehlende oder unzureichende Schnittstellen können Herausforderungen verursachen, Verantwortlichkeiten bei IT-Problemen müssen klar definiert werden, und die Datenpflege erfordert Zeit. Buchhaltung, Courtagekontrolle und Abrechnung erhöhen den Aufwand zusätzlich, und die Verantwortung für das gesamte technische Ökosystem liegt beim Makler.

Die Frage nach Komfort oder Unabhängigkeit ist daher nicht leicht zu beantworten. Cornelia Frankenberg musste eine Lösung finden, die zu ihrer Arbeitsweise passt. Sie begann damit, ihre Prozesse detailliert zu analysieren und gemeinsam mit einer externen Person blinde Flecken zu identifizieren. Erst als diese Prozesslandschaft klar war, konnte die technische Umsetzung beginnen. Die wichtigsten Prozesse mussten flexibel abbildbar sein, die häufigsten möglichst zeitsparend automatisiert werden. Doch egal, welchen Pool sie prüfte, immer wieder stieß sie auf Punkte, die für sie nicht akzeptabel waren. Kritische Prozesse ließen sich nicht abbilden, Datenimporte waren eingeschränkt oder die Eigenschaften des Pools passten nicht zu ihrer Arbeitsweise.

Am Ende entschied sie sich für die Investition in ein eigenständiges MVP. Die Unabhängigkeit, die Flexibilität und die direkte Zusammenarbeit mit den Versicherern waren ihr wichtiger als die bequeme Lösung. Für den Wechsel nutzte sie die Unterstützung externer IT-Dienstleister und ließ gleichzeitig ihre gesamte Microsoft-Infrastruktur neu aufsetzen. Die Investition betrug rund 50.000 Euro und erforderte unzählige Arbeitsstunden. Die Koordination der Dienstleister, die Bereinigung und Bereitstellung von Kunden- und Vertragsdaten sowie die Vorbereitung der Zugänge kosteten viele Arbeitstage und führten zu manchem Moment des Frusts.
Heute, nach fast zwei Jahren Analyse, Entscheidung und Umsetzung, hat sie eine Infrastruktur geschaffen, die ihre Arbeit spürbar erleichtert. Die Systeme arbeiten für sie und nicht mehr gegen sie, und sie kann sich wieder auf das konzentrieren, was echten Mehrwert schafft: die Beratung ihrer Kunden. Ihre Antwort auf die Frage, ob sie den Wechsel erneut wagen würde, fällt eindeutig aus: jederzeit.

Der Artikel erschien im Original zuerst auf epaper.asscompact.de unter dem Titel „Die Kosten der digitalen Unabhängigkeit“. Redaktionelle Bearbeitung: MK