Die vielen eingehenden Dokumente sind ein großer Zeitfresser in der täglichen Arbeit eines Versicherungsvermittlers. Diese kommen entweder per Post, per E-Mail oder werden aus den Portalen der Versicherer heruntergeladen. Zunehmend werden diese auch von den Maklerverwaltungsprogrammen (MVP) direkt vom Versicherer (BiPRO-Norm 430) oder über einen Dienstleister (z.B. b-tix oder Zeitsprung) abgeholt und im MVP abgelegt. Letzteres ist, Stand heute, nur in den wenigsten Verwaltungsprogrammen und auch nur mit einigen Versicherern umgesetzt.

Ähnlich aufwendig ist das Archivieren von E-Mails und deren PDF-Anhängen. Selten unterstützt das Maklerverwaltungsprogramm durch automatisierte Prozesse diese Arbeitsschritte. Dank moderner Technik und Schnittstellen muss aber heute, im Zeitalter der in der Versicherungswirtschaft ausgerufenen Digitalisierung, nicht mehr so gearbeitet werden, wie noch vor 10 Jahren.

PDF-Dokumente automatisch in das Maklerverwaltungsprogramm sortieren

Mithilfe einer modernen Maklerverwaltungssoftware, wie der von CODie, und der PDF-Box von Mr-Money können Vermittler den Aufwand stark reduzieren und die gewonnene Zeit für den Vertrieb nutzen.

Die PDF-Box sammelt alle Dokumente in einem Ordner und erkennt automatisch, ob es sich z. B. um eine Kündigung, eine Beitragserhöhung oder ein Informationsschreiben der Gesellschaft handelt. Hinterlegte Regeln bestimmen, wie die Fälle zu behandeln sind. Die Dokumente werden dann an CODie übergeben und automatisch einsortiert. Somit entfallen viele Arbeitsschritte, die bisher manuell ausgeführt wurden.

Dokumente können z.B. gescannte PDFs, PDFs aus dem Mailanhang, per BiPRO erhaltene PDFs, PDFs aus dem Extranet von Gesellschaften und anderweitige PDF-Dateien z.B. Faxe sein.

Echtzeitverarbeitung mittels künstlicher Intelligenz

Im MVP findet automatisiert eine vertrags- und/oder vorgangsbezogene Ablage statt. Während der Zuordnung mittels PDF-Box wird Ihnen dann angezeigt, was automatisch verarbeitet wurde und was Sie manuell nachbearbeiten müssen. Durch die einmalige manuelle Zuordnung lernt das System und wird ähnliche Dokumente in Zukunft selbstständig verarbeiten.

Im nächsten Schritt können jetzt im MVP nachgelagerte Prozesse angestoßen werden, wie z.B. eine E-Mail an den Kunden, wenn eine Nacharbeit seinerseits notwendig ist oder eine Information an den Vermittler bei drohender Vertragsstornierung wegen Nichtzahlung. Maklerverwaltungsprogramme mit integrierter Workflow-Umgebung werden also nachrangig weitere Prozesse automatisieren und die Vermittler unterstützen.

Zu guter Letzt, in der dritten Ausbaustufe, können die Vertragsdaten im MVP mit Hilfe der aus den Dokumenten extrahierten Daten aktualisiert werden, was gegenüber der Bestandsaktualisierung via GDV-Daten und aus anderen Formaten einen enormen Zeitvorsprung bedeuten kann.

Unsere Zusammenarbeit – Ihr Vorteil

CODie und Mr-Money pflegen seit Jahren eine erfolgreiche, vertrauensvolle Partnerschaft. So wurden bereits vor langer Zeit die Mr-Money-Vergleichsrechner über eine bidirektionale Schnittstelle (in beide Richtungen) angebunden. Das erspart CODie-Kunden, den Antrag nach Onlineabschluss manuell im Programm anlegen und die Antragsdokumente hinterlegen zu müssen.

Der Ausbau der gemeinsamen Schnittstellen u.a. zum digitalen Kundenordner Plan25 und zur PDF-Box ist für die Kunden beider Unternehmen ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft. Die gewonnene Zeit können diese, in einer Zeit sinkender Courtagen und erhöhter gesetzlicher Anforderungen, in vertriebliche Aktivitäten oder bestandsbetreuende Maßnahmen stecken.

CODie wird die Schnittstelle am 17.03.2017 auf der aruna Messe in Potsdam am Stand von Mydiverso präsentieren.


Pressekontakt:

Herr Andreas Bargfried
Frau Anne Korff
Tel.: 0331-5818420
E-Mail: demo@codie.com

CODie software products e.K.
Zeppelinstr. 47 A
14471 Potsdam
www.codie.com

CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den modernsten Entwicklungswerkzeugen.