1. Gastbeitrag von Matti Bargfried (CODie software products e.K.)

In den Supermärkten weihnachtet es schon, aber bei einigen deutschen Maklern hat bereits hektischer Frühjahrsputz eingesetzt – die alte Software muss raus, denn ihre Zukunft ist ungewiss. Aber wie soll die Datenübernahme angegangen werden? Was bleibt, was kann weg? Ein Bericht mit strategischen Überlegungen.

Situation am deutschen Markt für Maklersoftware

Momentan ist der Softwaremarkt in Bewegung, wie noch nie und viele Branchengrößen haben dieses Jahr den Besitzer gewechselt, wie z. B. erst letzte Woche die IWM Software AG. Sie wurde an eine 100%ige Tochter der Hypoport AG verkauft und reiht sich damit in dessen Einkaufskorb zu Maklersoftware.com und der Innosystems GmbH (Vergleichsrechner SNIVER).

Das ist lediglich der neuste Paukenschlag – schon vorher wurde der Softwaremarkt durchgerüttelt durch die Übernahmen von Softfair und Lutronik. Viele Maklerverbände und Maklerbüros sehen sich auf einmal gezwungen, sich sehr aktiv mit dem unbeliebten Thema Software auseinanderzusetzen. Denn klar ist nur Eines: Beim Kauf von Softwareherstellern geht es um Macht und Marktanteile und langfristig wird die Entwicklung der aufgekauften MVP-Systeme eingestellt werden, zu Gunsten des eigenen Produktes. Lediglich Softfair wurde erworben, um ein anderes Produkt abzulösen.

Aus dem Verkauf von Softfair ergeben sich für die konkurrierenden Pools jedoch Probleme. Viele suchen aus taktischen Gründen neue Anbieter, wie z. B. die Finakom AG aus Dresden, die nun ihre Kooperation mit Franke & Bornberg ausbaut. Es ist also nicht nur der Markt für Maklerverwaltungsprogramme, der wackelt, auch bei den Anbietern von Vergleichsrechnern kam Bewegung rein.

Maklerbüros räumen auf

Einige Maklerbüros nutzen die Gelegenheit, mit ihrem althergebrachten System in Rezension zu gehen. Man fragt sich, wie dessen Zukunft aussieht und ob es noch zu den eigenen Plänen passt. Aber jeder Überlegung von Wechsel steht häufig ein Problem im Weg, die Datenübernahme.

Viele MVP-Systeme sind seit Jahren im Einsatz, die meisten Anbieter existieren seit den 1990zigern. Auch, wenn nicht jeder Kunde 20 Jahre bleibt, reicht die Einsatzdauer häufig, um viele Mitarbeiter, Gesetze und interne Qualitätsrichtlinien kommen und gehen zu sehen.

Die verschiedenen Anforderungen für Minimumeingaben, für Stichworte und persönliche Vorlieben von mehreren Generationen an Mitarbeitern sorgt vor allem für ganz viel Datenmüll. Aber auch die sich ständig verschärfenden Gesetze tragen eine Teilschuld: Die wenigsten Makler pflegten beispielsweise vor 5 Jahren die Version ihrer Datenschutzerklärung und notierten diese am Kontakt, wenn sie überhaupt eine nutzten.

Nach der Rezension stellen einige Maklerbüros fest, dass das aktuelle System doch nicht mehr zu den heutigen Ansprüchen des Unternehmens passt. Wie nur die Daten übertragen? Einfach bei null anfangen geht auch nicht – oder doch?

Strategische Entscheidung zur Datenübernahme

Letztlich ist eine Datenübernahme kostenintensiv und erfordert Zeit und Geld. Im Prinzip lassen sich zwei verschiedene Strategien nutzen, die im Wesentlichen vom eingesetzten Altsystem, dessen verwendeten Datenbanksystem und den technischen Möglichkeiten des Altsystems abhängen:

Direkte Datenübernahme

Die direkte Datenübernahme bedeutet, per Programmierung die Daten aus der Datenbank des Altsystems auszulesen und in das neue MVP zu integrieren. Je detaillierter die Daten ausgelesen werden sollen, desto höher ist der Programmieraufwand und somit auch die Kosten.

Hier gilt es eine genaue Balance zwischen Machbarkeit und Bezahlbarkeit zu finden.

Eine günstigere Alternative stellt der Import einiger ausgesuchter Daten dar. Wobei dazu im Allgemeinen auf die Exportmöglichkeiten des Altsystems (häufig ein Microsoft Excelformat) zurückgegriffen wird und das Neusystem über eine entsprechende Importmöglichkeit verfügen muss.

Der Vorteil der letzteren Option liegt auf der Hand, der Kunde hat nicht mit dem Verlust der wesentlichen Adress- und Vertragsstammdaten zu kämpfen und kann mit Hilfe seiner IT-Fachläute den Umstieg allein vollziehen, muss aber wesentliche Abstriche an seinen historisch gewachsenen Aufzeichnungen machen. Zugleich gibt es oftmals Probleme beim Export der Dokumente aus dem Altsystem, so dass dann hier noch eine Zusatzlösung zu erarbeiten ist.

Selektive Datenübernahme

Einige Maklerbüros entscheiden sich dennoch bewusst, jeden Kontakt einzeln anzufassen. Ziel dabei ist es, durch das Entfernen von falschen Daten und veralteten Strukturierungsmerkmalen und das Einführen einheitlicher Standards, eine klare Datenlage zu schaffen. Das erleichtert dem Vertrieb und der Verwaltung die Arbeit. Dazu muss geklärt werden, wie die Daten strukturiert und organisiert werden sollen. Zum Beispiel, welche Kundenkategorien soll es geben, welche Gruppierungen, welche Stichworte und wie verlaufen die Grenzen zwischen diesen?

Auch die Organisation der Ausführung liegt bei dieser Variante auf den Schultern des Maklerbüros. Die Mitarbeiter könnten z. B. im laufendem Betrieb die Daten fallbasiert eingeben. Dies führt zu einer schnellen Akkumulation von aktiven Kunden, lässt aber viele historische Daten, sowie B- und C-Kunden unter den Tisch fallen. Schade, denn je besser die Datenlage, desto leichter fallen Auswertungen für Mailings oder Vertriebskampagnen.

Eine weitere Möglichkeit ist die „Umzugsparty“, die Mitarbeiter nehmen sich x Tage Zeit (z. B. mehrere Wochenenden oder eine Woche Betriebsurlaub), um die wichtigsten Daten händisch zu übernehmen und dabei die Richtlinien umzusetzen. Es muss nicht Mallorca sein, aber es ist sicherlich hilfreich, wenn das Management für gute Laune und gute Verpflegung sorgt.

Nicht zu vergessen ist, den Außen- und Innendienst auf die Änderungen einzuschwören und ggf. Nutzerrechte und zentrale Verwaltung der Organisationskriterien zu nutzen, um den User „zu erziehen“.

Fazit

  1. Welche Art der Datenübernahme verfolgt wird, ist eine Kosten-Nutzenfrage, die unternehmensspezifisch beantwortet werden muss. Davon unabhängig sollte jede Maklerorganisation ihr MVP auf den Prüfstand stellen, denn die Anforderungen an zukunftsfähige Verwaltungssoftware wächst rasant an und einige etablierte Hersteller stehen vor wirtschaftlichen oder technologischen Herausforderungen. Um zu evaluieren, ob Ihre Software betroffen ist, sollten Sie folgende Auskünfte von Ihrem MVP-Hersteller einholen.
  2. Wie ist die Nachfolge in der Softwarefirma geregelt? Sorgt die aktuelle Geschäftsführung für den Generationenwechsel vor oder strebt sie den Verkauf an? Die Frage ist insbesondere für Hersteller relevant, die vor oder kurz nach der Wende gegründet wurden.
  3. Zukunftssicherheit des technischen Fundamentes der Software. Einige Softwarefirmen arbeiten mit veralteten Softwareentwicklungssystemen. Ist das letzte Update dieser älter als zwei Jahre, ist im Allgemeinen ein Update auf eine jüngere Version nicht mehr möglich und die Software muss komplett neuaufgesetzt werden.
  4. Welches Datenbanksystem von welchem Hersteller ist im Einsatz? Ist das Datenbanksystem transaktionsfähig? Ist es ein Desktopdatenbanksystem (gravierend veraltet) oder ein SQL – Datenbanksystem (modern). Wird das Datenbanksystem vom Hersteller aktiv weiterentwickelt oder ist es ein abgekündigtes Datenbanksystem (z. B. PostgreSQL, Firebird…), das eventuell nur noch durch einzelne Mitglieder der „open source“ Gemeinde am Leben erhalten wird.
  5. Können alle relevanten Daten und Dokumente in heute gängige Formate wie z. B. XML exportiert werden? CSV ist heute kein gängiges Format mehr, da man hier Inhalte von Memofeldern mit Sonderzeichen, wie z.B. Semikolon und Zeilenumbruch, nicht exportieren kann.

Wie sieht die Zukunftsversion des MVP Herstellers aus? Passt sie zu Ihrer Zukunftsstrategie?


Autor: Matti Bargfried, CODie software products e.K.: Leiter des Marketings

Pressekontakt:

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CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den modernsten Entwicklungswerkzeugen.