Erfolgsfaktoren bei der Auswahl von moderner Maklersoftware und Beratungssoftware: So wählen Sie das richtige Produkt für sich.

Gastbeitrag von Matti Bargfried (CODie software products e.K.)
Tipps für die Auswahl des passenden Maklerverwaltungsprogrammes
Bei vielen Maklern, die eine moderne Maklerverwaltung suchen, stehen die Fragen im Zentrum „Wie kann ich verhindern, mich für das falsche Produkt zu entscheiden?“ und „Welche Eigenschaften braucht die Versicherungsmaklersoftware, um mich als Finanz- und Versicherungsmakler wirkungsvoll zu unterstützen?“. In diesem Artikel geben wir Ihnen hilfreiche Hinweise an die Hand und beantworten genau diese Fragen.
Programme bietet der Markt inzwischen zur Genüge – von der klassischen Kundenverwaltung bis hin zur umfassenden Finanzanalyse oder produktspezifischen Beratungssoftware ist fast alles dabei. Hier den Überblick zu behalten, welche Funktionen in einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) wirklich relevant sind, ist schwierig.
Zusätzlich übt die fortschreitende Digitalisierung des Geschäftes zunehmend Druck aus. Als Makler stehen Sie unter Zugzwang, sich jungen Kunden und einer technikaffinen, älteren Generation anzupassen. Allerdings machen es die gesunkenen Provisionen ohnehin nötig, die Abläufe im Maklerbüro zu vereinfachen bzw. zu automatisieren (Kostensenkung).
Wir stellen Ihnen als Entscheidungshilfe beim Kauf von Makler- oder Beratungssoftware zehn Faktoren zur Seite, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

Erfolgsfaktoren bei der Auswahl von moderner Maklersoftware und Beratungssoftware: So wählen Sie das richtige Produkt für sich.

Einfache Bedienung und Individualisierung
Das A und O eines modernen Programmes ist Einfachheit. Für Sie muss es leicht zu verstehen und zu handhaben sein, denn ein Mehrwert für den Nutzer entsteht erst, wenn die Software ihm eine schnelle und zielführende Arbeitsweise ermöglicht.
Überraschenderweise steht jedoch häufig nicht die erleichterte Bedienung im Fokus der Softwarehersteller, sondern das Schaffen von Individualisierbarkeit. Die Hersteller haben erkannt, dass sie einfach nicht die Prozesse eines jeden Maklers kennen können. Sie setzen deshalb darauf, ihre Programme anpassbar an die Unternehmensprozesse zu gestalten. Dazu muss es die Möglichkeit geben, das eigene Logo einzubinden, Masken individuell zu gestalten (auch Feldnamen und Anordnung der Felder) und eigene Prozesse zu definieren. Ein eigener Prozess könnte z.B. angeben, wie das MVP Anfragen über eine Webseite handhabt oder wer, was und wie mit bestimmter Eingangspost zu tun hat.
Einfache Bedienung unterteilt sich indes in zwei Bereiche: Wie intuitiv ist die Versicherungsmaklersoftware zu bedienen (wie komme ich mit der Demo zu recht) und wie intelligent sind die Verknüpfungen und Funktionen innerhalb angeordnet. Als Makler können Sie das erkennen, wenn Sie einer geübten Person beim Umgang mit dem Programm zusehen. Wie lang sind die Wege? Das zeigen z.B. Verkaufspräsentationen auf, dort bedienen Profis das System.

Checkliste: Bedienbarkeit und Einfachheit von Maklersoftware

• Profi beim Umgang mit der Software zusehen
• Wie finde ich mich in der Demo zurecht?
• Sind die Wege im Programm umständlich?
• Können Felder verschoben oder umbenannt werden?
• Kann ich neue Felder hinzufügen oder alte ausschalten?
• Kann ich selber Prozesse definieren?
• Kann ich das Design auf mich anpassen (Farben / Logo etc.)?

Freie Plattformwahl
Wenn eine Software mit vielen Betriebssystemen kompatibel ist, ist sie zugänglicher für eine größere Anwenderzahl und erreicht somit einen höheren Marktanteil. Deshalb erfreuen sich Cloud-Anwendungen bei Herstellern, aber auch bei Kunden, immer höherer Beliebtheit. Neben der Plattformunabhängigkeit gewährleisten Cloud-Anwendungen die ständige Aktualität der Software. Sie sind aber sehr viel anfälliger für Datenschutzprobleme als herkömmliche Programme und erfordern häufig eine ständige Internetverbindung – gerade für den Vertrieb kann das problematisch sein. Allerdings verursachen Sie sehr viel weniger Administrationsaufwand als PC-Installationen.
Für Vermittler sind Hybridlösungen (z.B. Apps) ein guter Mittelweg, da Daten dort auch offline erfasst oder gespeichert werden können. Wird das Gerät später wieder mit dem Internet verbunden, werden die Daten synchronisiert. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber reinen Browser-Lösungen. Außerdem existieren die Daten zweimal, einmal im Rechenzentrum (außerhalb Ihrer Kontrolle) und auf Ihrer Festplatte.
Der Super-GAU für einen Makler ist, seinen kompletten Datenbestand an Kunden und Verträgen zu verlieren. Dies sollten Sie unbedingt zu verhindern wissen. Räumt Ihnen die Cloud-Lösung nicht die Möglichkeit ein, alle Daten in gängigen Formaten (GDV, CSV…) runterzuladen (inkl. hochgeladener Dokumente), dann machen Sie einen großen Bogen um das System. Viele Makler haben schon aufgrund solcher Abhängigkeiten ihren Datenbestand verloren, was meist zur Auflösung des Unternehmens führt.

Checkliste: Freie Plattformwahl bei Versicherungsmaklersoftware

• Welche Geräte nutze ich tatsächlich? Werden sie unterstützt?
• Wie sichere ich meinen Bestand?
• Ich bin immer online -> Reine Cloud Systeme sind eine Alternative
• Ich bin häufiger nicht online oder nur mit langsamer Verbindung -> Hybride
• App Funktionsumfang bzgl. Dateneingabe / Dokumente / Beratung?
• Kann ich damit arbeiten (Termine, Aufgaben, Bedienbarkeit)?
• App-Sicherheit bzgl. Nutzerrechte / App-Passwort?

Digitale Kundenverwaltung & Online-Kundenportal
Moderne Maklerverwaltungsprogramme müssen eine einfache und schnelle Handhabung von Kunden und Verträgen gewährleisten. Je nach Größe Ihres Maklerunternehmens reicht dazu schon ein simples CRM-System ohne Provisionsberechnung oder Sollstellungsfunktion. Insbesondere, wenn Sie Ihr Geschäft vorwiegend über einen einzelnen Pool einreichen und keine Außendienstmitarbeiter haben.
Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße sollten Sie als Makler trotzdem darauf achten, die Software jederzeit skalieren zu können (Module dazu- und abwählen), sowie die Inhalte der Module selbst beeinflussen zu können (z.B. Masken). Diese Funktion stellen sicher, dass keine ungenutzten Datenfelder die Übersichtlichkeit erschweren oder Datenfelder fehlen.
Durch Cloud-Anbindung des MVP ist es dem Makler möglich, ortsunabhängig auf seine Daten zuzugreifen, zusätzlich muss die Maklerverwaltung auch dem Kunden die Möglichkeit bieten, auf eigene Daten (etwa Verträge) zuzugreifen.
Online-Kundenportale, häufig Bestandteil einer Maklersoftware, stellen daher eine weitere Möglichkeit dar, mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und ihn zu binden. So können auch Einzelmakler digital Beziehungen stärken und sich gegenüber reindigitalen Konkurrenten wie Insurtechs bewähren.
Das Online-Portal bietet dem Kunden dann die Möglichkeit, seine Daten selbstständig zu ändern, sich bei Problemen Hilfe zu besorgen und aktuelle Mitteilungen einzusehen. Das kann langfristig die Kosten senken und selbst nach Abzug der Software-Mehrkosten für ein Plus sorgen. Da der Kunde seine eigene Zeit investiert, muss für ihn auf jeden Fall der Nutzen erkennbar sein.
Wichtig ist es dabei, dem Kunden die Wahl zu lassen, ob er das digitale Angebot wahrnehmen möchte. Als Makler leben Sie nach wie vor von gutem persönlichen Service.

Checkliste: Online-Kundenportal und digitale Bestandsverwaltung

• Software ist modular aufgebaut
• Module können angepasst werden
• Kunde kann eigene Daten einzusehen
• Kunde kann eigene Daten pflegen

Zweiseitige Schnittstellen und Offene Beratungsumgebung
Durch die hohen Ansprüche an eine umfassende Beratung ist es im Laufe der Zeit dazu gekommen, dass Vermittler oft mehrere Softwarelösungen nutzen müssen, um alle Anforderungen zu erfüllen. Viele Hersteller von Maklerverwaltungsprogrammen integrieren zwar Beratungslösungen, jedoch sind diese oft nicht produktspezifisch (z.B. bAV) oder nur halbgar, da sie nicht ihrer Kernkompetenz entsprechen.
Werden also mehrere Anwendungen parallel zum MVP benutzt, muss die Software diese reibungslos einbinden können, damit der Berater möglichst flexibel ist. Ergo, sollten Sie vor dem Kauf darauf achten, ob Ihre Systeme bereits mit Schnittstellen bedient werden.
Aber nicht nur die Integrierbarkeit in vorhandene Systeme spielt bei der Wahl eine bedeutende Rolle, genauso wichtig ist es, dass Funktionen und Daten den anderen Softwaremodulen zur Verfügung gestellt werden. Das ist nur möglich, wenn Systeme bidirektional miteinander kommunizieren und der Austausch automatisiert erfolgt.

Checkliste: Schnittstellen der Maklersoftware

• Werden meine existierenden Programme integriert?
• Funktionieren die Schnittstellen zweiseitig / automatisch?
• Können individuelle Schnittstellen geschaffen werden?
• Werden zukunftsfähige Schnittstellen unterstützt (BiPRO)?

Effektive Auswertungen ermöglichen wachsenden Erfolg
Gute Software hilft Ihnen, alle Vertriebsaktivitäten im Blick zu behalten und zeigt Möglichkeiten für Optimierungen auf. Wenn sich die wichtigsten Fakten bereits auf der Startseite des MVP befinden (offene Termine, umgesetztes Geschäft etc.), ist sich der Makler im Klaren über den Status. Gleiches gilt für die Anzeige von Leistungsindikatoren im Managementbereich.
Für Finanz- und Versicherungsbetriebe ist es wichtig, die Leistungen des Berater-Teams nachzuvollziehen (Wie viele Beratungen führt welcher Makler im Monat durch, über welche Schnittstelle und welche Materialien wurden genutzt?). So gewonnene Informationen fließen über Knowhow-Management zurück in das Unternehmen und ermöglichen die Erstellung von Wikis und Leitfäden und dienen natürlich auch der Vertriebssteuerung. Solche Instrumente stoßen also einen iterativen Prozess an, der am besten auch gleich überwacht wird.
Fast alle Systeme am Markt bieten vertriebsunterstützende Features wie z. B. automatisierte Geburtstag-Emails, Anzeigen von Akquisepotenzial (z.B. Vertragsabläufe) oder Email-Tracking (hat der Kunde die E-Mail geöffnet?).

Checkliste: Controlling-Tools in der Maklersoftware

• Beratern und Management wird ein “Cockpit” geboten
• Das Cockpit ist individuell gestaltbar
• Statistiken und Auswertungen unterstützen den Vertrieb
• Es können extensive Reports und Tiefenauswertungen geführt werden
• Alle Datenbankfelder können in Reports einbezogen werden
• Berater sehen Informationen zur eigenen Performance

Spezielle Erfolgsfaktoren für Beratungssoftware

Beratung 2.0 ist nicht orts- oder zeitabhängig
In Befragungen gaben 2/3 der Kunden an, lieber eine Online-Beratung für einfache Versicherungen in Anspruch nehmen zu wollen. Auch bei komplexeren Versicherungsverträgen wären etwa 2/5 der Befragten bereit, eine Online-Beratung in Anspruch zu nehmen (Vgl. AssCompact, Mai 2015, „2020 – das digitalisierte Maklerunternehmen“).
Deshalb ist es wichtig, das Beratungsangebot im Online-Sektor über die Software qualitativ und transparent so auszubauen, dass der Kunde sich dort willkommen fühlt. Denn nach wie vor ist es eine komplexe Aufgabe, über Distanz ein persönliches Vertrauensverhältnis aufzubauen, das für die Kundenbindung unerlässlich ist. Erst durch die Kombination des persönlichen und digitalen Vertriebes erschließen sich mehr Möglichkeiten, die Kundenbindung zu stärken und digitalausgerichtete Kunden zu akquirieren.
Ein geeignetes Maklerverwaltungsprogramm sollte Sie unterstützen, sich sowohl digital mit dem Kunden zu verbinden (Videotelefonie, online Terminierung oder Webseitenintegration), als auch alle dazu nötigen Werkzeuge der Kundenbindung liefern.

Checkliste: Digitalisierung des Beratungsprozesses

• Unterstützt die Software den Online-Beratungsprozess?
• Unterstützt sie den Online-Terminierungsprozess?
• Kann sie Kundeninformationen aus dem Internet erfassen (über Formulare/ Apps/ Portale)?
• Ist sie mit den sozialen Medien verbunden?

Beratungsprozesse frei gestalten
Der Begriff Beratungssoftware hat noch mit vielen Vorurteilen zu kämpfen. Oft wird davon ausgegangen, dass die Software nur starr vorgegebene Beratungsprozesse abbilden kann und tatsächlich funktionieren viele Systeme nach diesem Prinzip. Dies sollten Sie aber nicht hinnehmen, denn das wirkt sich zu Lasten Ihrer Kernkompetenz (individuelle Beratung) aus. Richtig, Sie machen sich leichter ersetzbar.
Natürlich fließt persönliches Knowhow trotzdem in jede Beratung mit ein. Werden Ihnen aber alle Schritte ohne „Gabelung“ vorgegeben und Sie können auch den Gesamtprozess nicht eigens gestalten, dann werden Sie von anderen Nutzern dieser Beratungssoftware indifferent.
Insbesondere im komplexe Kapitalproduktvertrieb kann diese Denkweise zu einem Problem werden, da die meisten Einzelheiten individuell betrachtet und bearbeitet werden müssen. Deshalb sollte moderne Beratungssoftware dem Makler ermöglichen, das Gespräch und die daraus resultierende Dokumentation kundenspezifisch zu gestalten oder zu einer Software anbinden die dies kann.
Dabei sollte die Möglichkeit bestehen, bereits bewährte Materialien wie z.B. Videos oder Präsentationen einfach in die Software zu integrieren, abzuspeichern und wiederzugeben. Außerdem sollten Fragen und Hinweise selbstgeschrieben werden können. Wichtig ist auch, dass nicht der Hersteller für Sie die Kriterien gewichtet, sondern Ihnen die Möglichkeit bietet, dies aufgrund Ihrer Expertise zu tun.

Checkliste: Beratungsprozess individualisieren

• Möglichkeit, Fragen selbst hinzuzufügen
• Möglichkeit, die Gewichtung selber vorzunehmen
• Gabelungen sind ausgestaltbar
• Der „Weg“ des Beratungsprozesses in der Software folgt meinem Beratungsgespräch / lässt sich darauf anpassen.
• Haftungsrisikominderung durch umfassende Dokumentation, und Warnung des Kunden bei „gefährlichen“ Entscheidungen

Einbeziehung des Kunden in den Beratungsprozess
Immer noch werden viele Anwendungen alleinig vom Makler bedient, was bei komplizierten Beratungsthemen nach wie vor in Ordnung ist. Aber auch hier setzt sich der Fortschritt weiter durch: So werden die Anwendungen durch Apps auch für den Kunden verständlich und nutzbar. Online, wie auch bei der Beratung vor Ort, geht es immer mehr ums „Mitmachen“.
Gute Apps bieten Kunden und Maklern die Möglichkeit, gemeinsam an einer Lösung für Probleme zu arbeiten. Das „Mitmachen“ sorgt für eine bessere Transparenz und hilft dem Kunden, bessere Entscheidungen für seine finanzielle Situation zu treffen und weckt Vertrauen. Menschen neigen dazu, investierte Arbeit nicht sinnlos tätigen zu wollen. Wenn der Kunde aktiv teilnimmt, werden Abschlüsse also wahrscheinlicher. Deshalb lohnt es sich, auch als mittelgroßes Maklerunternehmen z.B. via App erreichbar zu sein und dort Beratung anzubieten (begleitet oder frei).
Geeignete Beratungssoftware kann viel Unterstützung leisten, indem beispielsweise multimediale Werkzeuge integriert werden, die die persönliche Beratung zu einem überzeugenden Erlebnis machen (Grafiken, Verläufe, Visualisierungen).
Besonders geeignet sind dafür freigestaltbare Masken für die Datenerfassung oder die Berechnung und die grafische Darstellung von Versorgungslücken. Wenn sich diese Werkzeuge unkompliziert in die Beratung und Präsentation einfügen lassen, wirkt die Dokumentation flexibel, individuell und dynamisch.
Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Makler und Kunde ist aber dennoch unabdinglich. Viele Fintechs versuchen hier eine Abkürzung einzuschlagen, welche genau entgegen „offener und ehrlicher Kommunikation“ gerichtet ist.
Sie unterlassen es bewusst, dem Kunden die Ausmaße zu vermitteln, die die App-Nutzung nach sich zieht (z.B. neuer Maklervertrag). Das ist verständlich, denn bisher wurden große Summen in die Finanzierung solcher Unternehmen investiert, weshalb der Druck groß ist, Marktanteile auszubauen. Sie als echter Makler sollten dieses Verhalten nicht bei eigenen App-Produkten nachahmen und lieber auf echte Kundenbindung setzen.

Checkliste: Kundenintegration in Beratungsprozesse

• Beratungssoftware gewährt aktiven Einbezug des Kunden
• Bietet frei-gestaltbare Masken, Felder, Visualisierungen
• Präsentation und Prozess wirken individuell und flexibel

Haftungsrisiko durch richtige Beratungsdokumentation senken
Durch Gesetzesänderungen beim Wertpapierhandel (WpHG) und den Vermittlungsrichtlinien (VVG Reformation, 2008) sind Beratungsanlass, Beratungsdauer und Kundenwünsche anzugeben und aufzuzeichnen. Deshalb ist es wichtig, dass Versicherungsmaklersoftware die Umsetzung der Gesetzesanforderung ermöglicht und Gesetzesänderungen zügig integriert werden.
Außerdem sollte sie Ihren Dokumentationsaufwand reduzieren, indem sie selbstständig und schnell ein rechtskonformes Beratungsprotokoll erstellt. Mit der Möglichkeit das Beratungsprotokoll eigenhändig zu bearbeiten, ist die Dokumentation auch noch individuell. Dass alle Dokumente verfälschungssicher (revisionssicher) hinterlegt werden müssen, versteht sich von allein.
Für den Kunden und zur Kundenbindung sollten Funktionen implementiert sein, die ihm digitale Kopien aller Dokumente zukommen lassen, sowie eine Übersicht der verworfenen Alternativen gewähren. Die Distribution sollte mit Antragsstellung erfolgen.

Checkliste: Haftungsrisiko im Beratungsprozess senken

• Software bildet gesamten Beratungsprozess ab
• Dokumentation ist umfassend und individuell
• Dokumentation wird fälschungssicher abgelegt
• Papier entfällt (digitale Unterschrift)

Software gestaltet von Maklern für Makler
All dies nützt jedoch nichts, wenn die Beratungssoftware nicht genauestens auf den Kundenbedarf angepasst ist, sondern ohne jeglichen Praxisbezug programmiert wird.
Kundennahe Programmierung lässt sich nur bewerkstelligen, indem man die Kunden aktiv in den Prozess der Programmierung einbindet und Features in einem iterativen Prozess validieren lässt. Deshalb sollten mehrere Expertengruppen mit Anwendern existieren, um ein möglichst breites Spektrum an verschiedenen Maklertätigkeiten und Ausrichtungen (Honorarberater, Gewerbeversicherer, Finanzberater…) einzubeziehen. Die Berufserfahrung der Makler fließt dann direkt in die Programmentwicklung ein.
In einem zweiten Schritt sollten die kontinuierlich eingehenden Kundenwünsche berücksichtigt werden. Bei PC-basierter Software (entgegen Cloud-Versionen, die ständig aktualisiert werden) existieren meistens mehrere Updatezyklen im Jahr, hier ist eine genaue Validierung der Kundenwünsche nötig, bevor sie eingebracht werden – sonst profitieren nur einzelne Makler und nicht die Mehrheit.
Cloudbasierte Software kann zwar ständig und ohne Zutun des Kunden aktualisiert werden, jedoch scheint dies bei einigen Herstellern zu einer nachlässigen Update-Politik zu führen. Tests und Fehlersuche werden nicht mehr so genau genommen, denn es kann ja jederzeit nachgefasst werden (entgegen wenn z.B. DVDs versandt werden). Nachlässiges Softwaretesten verschwendet ungerechterweise Ihre Zeit, denn Sie werden unfreiwillig zum „Beta-Tester“ – man verlässt sich also zunehmend auf die Rückmeldung betroffener Kunden und korrigiert dann nach. Obwohl die Kunden Cloud-Anwendungen teuer zahlen, tritt hier immer mehr eine Doppelbelastung ein.
Vor dem Kauf und dem längeren Umgang mit einem Produkt lässt sich dies leider fast nicht feststellen, außer Sie sprechen mit Nutzern, die das System bereits länger einsetzen.

Checkliste: Guter Support und kundennahe Softwareentwicklung

• Wie gut ist der Support der Firma (Erfahrungsberichte Kollegen)
• Wie fehleranfällig ist das Programm?
• Updatepolitik in Erfahrung bringen
• Sich über die Entwicklung informieren (Kundeneinbezug und Tests)

Fazit
Moderne Beratungssoftware ist offen und lässt Ihnen bei den benötigten Funktionen die freie Wahl, außerdem sollten Sie nicht in ein Korsett aus vordefinierten Prozessen gezwängt werden, schließlich heißt es, selbst ist der Mann. Bedenken Sie außerdem, dass Hybride (Cloud-Datenbank mit App oder Software auf dem Rechner anstelle nur im Browser) häufig die sichere Wahl sind, da Sie immer arbeiten können, auch ohne Internetverbindung.
Bevor Sie kaufen, lassen Sie sich zeigen, wie Profis mit dem System arbeiten, um einen Eindruck zu erhalten, wie Sie damit in vielleicht einem Jahr arbeiten würden. Gute Softwareprogramme sind außerdem Ihre Anbindung zu Gesellschaften (etwa via BiPRO oder anderen Schnittstellen) und zu Kunden (etwa über Kundenportale).
Als Makler waren Sie schon immer einer Vielzahl von Marktkräften ausgesetzt. Es ist richtig, dass steter Wandel nottut, falsch ist es jedoch, jedem Trend blind hinterher zu rennen, ohne ihn zu validieren. Egal, ob der Trend Cloud heißt, Social Media, Apps oder digitale Kundenberatung: Schauen Sie genau, was zu Ihrer Firma passt und bauen Sie Stärken aus, anstelle Schwächen einzudämmen.
Daher sollten Sie sich vor dem Kauf über die eigenen Unternehmensabläufe klarwerden und sich fragen, ob diese so noch Bestand haben sollten. Wenn Sie das iPad gar nicht aktiv in Ihrem Unternehmen nutzen, was hilft dann eine teure MVP-App dafür? Nur für den Fall das eines Tages…?
Viele Softwarehersteller möchten in erster Linie einen Abschluss erzielen. Die wenigsten werden Sie fragen, ob Sie „das Feature“ wirklich brauchen oder Ihre Prozesse mit Ihnen diskutieren. Haben Sie sich jedoch einmal entschlossen, welchen Weg Sie gehen möchten, dann können Softwareanbieter wertvolle Expertise leisten und Sie mit den dafür nötigen Werkzeugen ausrüsten.
Sind Sie auf der Suche nach einem modernen Maklerverwaltungsprogramm? Sie können uns (CODie software products e.K.) auf der DKM kennenlernen und sich beraten lassen. Wir sind ein inhabergeführtes Familienunternehmen und entwickeln seit 25 Jahren Maklerverwaltungsprogramme.
Wir stellen zusammen mit unserem Partner „VFV GmbH – Der Sachpool“ auf der DKM, in Halle 4/ Stand A04, aus.
Autor: Matti Bargfried
CODie software products e.K.
– Ihr Maklerverwaltungsprogramm –
Zeppelinstr. 47A
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